Máy chấm công vân tay đã không còn xa lạ gì với các công ty, doanh nghiệp. Sự hiện diện của máy chấm công vân tay không đơn thuần là giúp cho việc quản lý giờ giấc làm việc của nhân viên được chính xác và tiện lợi, mà còn góp phần tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp hiện đại. Vậy máy chấm công vân tay loại nào tốt và được sử dụng nhiều?
Bài viết này sẽ giúp bạn cân nhắc các tiêu chí khi chọn mua máy chấm công vân tay và lựa chọn dòng máy chấm công vân tay phù hợp nhất với nhu cầu của công ty mình.
Máy chấm công vân tay có ưu điểm gì?
Với những ai chưa được biết máy chấm công/ máy chấm công vân tay thì mình mô tả ngắn gọn về máy chấm công như sau. Máy chấm công là một thiết bị sử dụng công nghệ nhận dạng vân tay/ thẻ điện từ/ mã số để ghi lại thời gian vào, ra (làm và nghỉ) của nhân viên các công ty. Trước khi thiết bị được dùng để kiểm soát theo dõi giờ giấc làm việc của nhân viên thì các nhân viên công ty sẽ đăng ký thông tin, xác minh vân tay với máy. Mỗi khi có thao tác chạm tay, máy sẽ ghi nhận thông tin ra vào của nhân viên.
Thiết bị máy chấm công vân tay sẽ làm việc khi nhân viên quẹt vân tay lên đầu đọc vân tay của máy. Từ các dữ liệu lưu lại, thời gian làm việc của nhân viên được quản lý một cách chính xác và chi tiết. Vì vân tay mỗi người đều là duy nhất không trùng với bất kỳ nhân viên nào khác. Vậy máy chấm công vân tay có ưu điểm gì?
So với hình thức quản lý chấm công thông thường thủ công thì chấm công bằng máy là cách làm hiện đại, giảm thiểu tối đa sai sót, tránh tình trạng thiên vị hay những tranh cãi về giờ công, giờ làm của nhân viên. Hình thức chấm công vân tay này có thêm ưu điểm là không thể gian lận được. Hình thức này ưu điểm hơn so với việc chấm công bằng thẻ, mã số (vẫn có thể bị gian lận) dễ dàng. Đó là lý do máy chấm công vân tay ngày càng phổ biến và đặc biệt quan trọng ở những công ty đông nhân viên.
Dữ liệu chấm công được xử lý bằng máy, dễ dàng kết xuất ra excel là một ưu điểm nữa của việc chấm công bằng máy, đảm bảo sự chính xác và đem tới sự hiệu quả trong việc tính lương hàng tháng.
Mua máy chấm công cần lưu ý gì?
Mỗi loại máy chấm công vân tay sẽ tích hợp những tính năng khác nhau, tùy vào dòng máy và hàng sản xuất. Khi chọn mua máy chấm công vân tay bạn sẽ cần cân nhắc các chức năng quan trọng dưới đây.
Số lượng vân tay máy có thể lưu
Dung lượng lưu trữ của máy chấm công rất quan trọng, vì nó sẽ quyết định đến sự phù hợp với quy mô công ty. Khi số lượng nhân viên càng lớn thì máy chấm công vân tay được chọn dùng cũng cần phải có khả năng lưu trữ số lượng vân tay đủ dùng và dự phòng thêm cho sự phát triển quy mô công ty trong những năm tiếp theo.
Ở Việt Nam, các công ty tầm cỡ vài nghìn nhân sự trở nên không phải là nhiều. Tuy vậy trên thị trường có rất nhiều máy chấm công vân tay có dung lượng lưu trữ cỡ 3000 vân tay trở lên và đây là những sản phẩm đáp ứng khá tốt nhu cầu của thị trường. Ngoài ra, các dòng máy có dung lượng lưu trữ vân tay lớn cũng được tích hợp chíp sử lý tốc độ cao, và thuật toán xử lý vân tay tốt hơn các dòng máy chấm công có dung lượng lưu trữ thấp.
Khả năng kết nối máy tính dễ dàng
Chức năng kết nối máy tính của máy chấm công vân tay rất quan trọng. Bạn sẽ sử dụng phần mềm kết nối máy chấm công với máy tính để quản lý và kiểm soát các dữ liệu lưu trữ trong máy một cách dễ dàng. Ngoài ra, việc trích xuất thành file báo cáo dữ liệu ra file excel cũng trở nên tiện lợi, dễ dàng.
Khi chọn mua máy chấm công vân tay bạn cần tìm hiểu xem máy chấm công sẽ kết nối với máy tính qua mạng dây hay wifi, dữ liệu có xem online được không hay phải sử dụng đúng máy tính được kết nối qua mạng LAN mới có thể xem được dữ liệu.
Phần mềm quản lý chấm công, xuất dữ liệu
Phần mềm liên kết quản lý chấm công sẽ giúp lưu trữ các thông tin cơ bản của nhân viên như; họ tên, năm sinh, số điện thoại, ngày vào làm, dữ liệu thẻ nhân viên, vân tay…Phần mềm cũng giúp cho việc quản lý trở nên đơn giản hơn vì phần mềm giúp tạo ra bảng tổng hợp chấm công, bảng chấm công theo bộ phận, và chi tiết chấm công theo ngày.
Ngoài ra, mọi hoạt động làm việc của nhân viên cũng được quản lý một cách linh hoạt, cụ thể và chi tiết, như: lịch làm việc, ca làm việc, tình trạng xin nghỉ, hay vắng mặt…Và tất cả những thống kê này còn có thể xuất ra thành báo cáo, xuất ra dạng file excel, hoặc in trực tiếp, giúp hỗ trợ đắc lực cho việc tính công của nhân viên.
Khả năng lưu dữ liệu khi mất điện
Một chiếc máy chấm công vân tay tốt nhất phải là máy có tính năng lưu giữ lại các dữ liệu khi bị mất điện. Đây là tình huống không thường xuyên xảy ra nhưng chắc chắn sẽ có lúc phát sinh. Vì khi hoạt động thì sẽ không thể nào tránh khỏi những lúc gặp sự cố mất điện đột ngột, không lường trước. Bạn có thể tìm thấy tính năng trong các mẫu máy chấm công vân tay Ronald Jack.
Những chiếc máy chấm công vân tay không có khả năng lưu dữ liệu khi mất điện chỉ phù hợp với công ty có quy mô nhỏ và ngay cả khi đó thì những máy này cũng cần được kết nối internet để truyền dữ liệu lên tục lên server/ vào phần mềm ở máy tính để tránh những tình huống mất dữ liệu.
Chức năng kiểm soát cửa của máy chấm công vân tay
Một chiếc máy chấm công vân tay có thể hoạt động đơn thuần dùng để chấm công. Tuy nhiên, nếu máy chấm công có thể kết hợp với tính năng kiểm soát cửa thì sự tiện dụng và hữu ích của nó sẽ tăng gấp đôi và nó có thể giống như một chiếc khóa cửa vân tay tự động vậy.
Dù hệ thống phục vụ 2 tính năng riêng biệt, nhưng tính năng kiểm soát cửa và chấm công vân tay sẽ cùng dùng một phần mềm. Và người quản lý sẽ thiết lập hạn chế quyền ra vào của của nhân viên theo một lịch trình cụ thể ngay trên phần mềm được cài đặt trên máy tính.
Chức năng chấm công bổ sung bằng thẻ, mã số
Máy chấm công vân tay hiện nay thường có thêm tính năng chấm công bằng thẻ từ. Điều này trong một số trường hợp sẽ làm tăng thêm tính tiện lợi của máy. Và nếu bạn chọn một chiếc máy chấm công vân tay có tích hợp tính năng quét thẻ cho công ty của bạn thì bạn nên để ý số lượng thẻ mà máy có thể lưu trữ.
Bạn cần để ý rằng, một số máy chấm công vân tay sẽ có dung lượng lưu trữ thẻ ít hơn hẳn dung lượng lưu trữ vân tay. Tuy nhiên, một số dòng khác thì dung lượng của 2 tính năng chấm công này tương đương. Số lượng này cần tương đương với số lượng nhân viên cần dùng tới hệ thống.
Bên cạnh thẻ thì cũng có một số dòng máy chấm công vân tay hỗ trợ cả chấm công bằng mã. Nghĩa là nhân viên có thể điền mã vào để thực hiện việc chấm công. Tuy vậy, các loại máy chấm công bằng mã, thẻ có độ bảo mật an ninh kém hơn loại vân tay và nên cân nhắc nếu bạn sử dụng kết hợp với khóa cửa văn phòng công ty.
Máy chấm công vân tay loại nào tốt?
Máy chấm công vân tay có khá nhiều thương hiệu để bạn lựa chọn. Dù chọn thương hiệu nào thì mục đích cuối cùng vẫn là tìm được một mẫu phù hợp với mục đích sử dụng. Trước tiên, máy phải đáp ứng được các nhu cầu cơ bản: máy cần có tốc độ xử lý dữ liệu nhanh, có dung lượng lưu trữ vân tay lớn, có thể tích hợp được nhiều tính năng hữu ích đi kèm, máy có độ bền cao giúp hoạt động tốt trong vài năm.
Và nếu máy có thể đem lại nhiều điều hữu dụng hơn thế thì nó sẽ là máy chấm công vân tay lý tưởng để lựa chọn. Ví dụ, máy có thể nâng cấp mở rộng khi có nhu cầu, hay có thể kết nối được với các phần mềm đang có sẵn tại doanh nghiệp, phần mềm bên thứ 3, tạo nên hệ thống quản lý tập trung toàn diện. Máy có thể kết nối online, hoặc xuất kết nối ra file excel.
Ở Việt Nam, theo những thông tin mình nghiên cứu thì máy chấm công vân tay Ronald Jack là những sản phẩm bán chạy nhất trên thị trường. Những sản phẩm máy chấm công Ronal Jack có nhiều chức năng, đáp ứng các nhu cầu đa dạng của các công ty khác nhau. Và dưới đây là những máy chấm công vân tay tốt nhất, hàng đầu trên thị trường lúc này.
Máy chấm công Ronald jack X628C
Ronal Jack X628C sở hữu khá nhiều tính năng hữu ích cho công việc chấm công, quản lý nhân sự. Máy chấm công vân tay Ronald Jack X628C có hai chức năng là chấm công vân tay, và chấm công bằng thẻ từ. Máy có thể lưu trữ được 3000 dấu vân tay và một người có thể đăng ký từ 1 – 10 dấu vân tay khác nhau. Cùng với đó, Ronal Jack X628C cũng vẫn khá hiệu quả khi có thể đọc được vân tay bị xước, hoặc hơi ướt.
Thiết bị được kết nối trực tiếp đến máy tính hoặc thông qua mạng TCP/IP. Phần mềm chấm công của máy Ronald Jack X628C rất thân thiện với người dùng. Máy Ronald Jack cũng có thể xuất dữ liệu chấm công ra file Excel dễ dàng. Đây là một dóng máy chấm công rất dễ sử dụng, chạy ổn định, có thể lưu được 100.000 kết quả chấm công và có hệ thống báo cáo đa dạng phong phú.
Một số đặc điểm nổi bật khác của Ronald jack X628C bao gồm: chỉ những người có quyền admin mới được phép truy cập vào hệ thống phần mềm và điều chỉnh thông tin của máy như: thêm mới nhân viên, xoá danh sách nhân viên, thay đổi giờ làm việc…
Đặc biệt, máy chấm công vân tay Ronald Jack X628C rất linh hoạt trong việc giúp quản lý ca làm việc của nhân viên, từ việc quản lý các ca làm việc khác nhau của nhân viên, quản lý thời gian làm thêm của nhân viên, cho đến việc quản lý ngày nghỉ của nhân viên. Tất cả những tính năng này được Ronald Jack X628C thực hiện một cách chính xác và chi tiết.
Máy chấm công vân tay Wise Eye WSE 808
WISE EYE WSE-808 là một máy chấm công đến từ thương hiệu máy chấm công Wise Eye của Malaysia. Máy chấm công này có tích hợp cả tính năng nhận diện vân tay và thẻ cảm ứng. Phần mềm máy chấm công Wise Eye WSE 808, chạy trên môi trường Window XP, Vista, Window 7…Dữ liệu lưu trữ Access hoặc SQL Sever 2000.
Máy sẽ kết nối với máy tính qua cổng RS – 232/485, TCP/IP. WSE 808 có thể lấy dữ liệu qua USB hoặc từ máy tính, hoặc lấy dữ liệu từ xa qua mạng Internet. Máy được có tốc độ xử lý nhanh, chạy ổn định và cho tuổi thọ cao.
Vậy những đặc điểm nổi bật khác về máy chấm công Wise Eye WSE 808 là gì? Máy có dung lượng lưu trữ vân tay khá lớn, khoảng 3000 vân tay với dung lượng bộ nhớ khoảng 100.000 lần chấm công. Với tính năng quẹt thẻ cảm ứng, máy có thể cho phép nhớ khoảng 3000 thẻ. Tất cả những đặc điểm đề cập trên giúp WSE_808 phù hợp dùng cho các văn phòng và công ty.
Máy chấm công Ronald Jack F8
Ronald Jack F18 là một model máy chấm công chất lượng khác từ thương hiệu hàng đầu thị trường máy chấm công là Ronal Jack. Một số đặc điểm nổi bật của máy chấm công vân tay Ronald Jack F18 bao gồm: Máy Ronald Jack F18 hoạt động dựa trên những thuật toán nhanh nhất sử dụng cảm biến dấu vân tay quang học chất lượng cao cho độ chính xác cao khi hoạt động.
Cụ thể, máy có thể xác nhận vân tay chỉ trong 1 giây, và cho tỉ lệ lỗi xác nhận <0.1%. Máy chấm công Ronald jack F18 phù hợp để dùng trong các công ty có quy mô nhân sự lớn. Vì Ronald Jack F18 có thể xác nhận 3000 dấu vân tay và khả năng lưu trữ lên tới 200.000 kết quả chấm công.
Ngoài ra, Ronald Jack F18 khá linh hoạt, vì có thể cài đặt độc lập, và vừa có thể kết nối với bất kỳ đầu đọc phụ có hỗ trợ cổng kết nối 26-bit Wiegand. Với kết nối TCP / IP và RS485 rất thông dụng máy có thể được sử dụng trong các mạng khác nhau. Đi cùng với đó, là máy có thể dùng được với thẻ cảm ứng với dung lượng lên tới 5000 thẻ.
Ngoài dòng chấm công thông thường, Model Ronal Jack F8 còn có thêm một phiên bản khác chấm công vân tay kiêm kiểm soát cửa cũng là lựa chọn bạn nên cân nhắc. Nếu bạn có nhu cầu kiểm soát cửa kết hợp với máy chấm công thì Ronal Jack F8 phiên bản kiểm soát cửa rất đáng để bạn cân nhắc.
Dù trên thị trường có rất nhiều thương hiệu máy chấm công vân tay nhưng không thể phủ nhận là máy chấm công Ronal Jack là thương hiệu hàng đầu thị trường lúc này. Nếu bạn có nhu cầu chọn mua máy chấm công vân tay thì có thể cân nhắc, so sánh các sản phẩm máy chấm công vân tay khác nhau giữa các sản phẩm của Ronal Jack hoặc Wise Eye.